Para vários médicos e gestores de clínicas, o faturamento é uma das etapas mais delicadas da rotina administrativa. Mesmo que o atendimento ao paciente seja considerado o coração do negócio, é o faturamento médico bem estruturado que garante a sustentabilidade financeira da operação. E é justamente nesse ponto que diversas clínicas enfrentam gargalos, atrasos, retrabalho e prejuízos silenciosos.
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Uma das maiores dores é a glosa médica, que ocorre quando os convênios recusam o pagamento total ou parcial de um procedimento. Essas recusas, que muitas vezes acontecem por erros simples ou falta de padronização, acabam comprometendo diretamente o fluxo de caixa e exigem retrabalho da equipe.
No conteúdo de hoje, a GerencialMed irá explicar de forma clara o que são glosas, por que elas acontecem, como preveni-las e de que maneira uma gestão de faturamento mais eficiente pode melhorar a saúde financeira da sua clínica. Se você lida com planos de saúde e sente que está perdendo dinheiro sem entender exatamente por quê, o conteúdo de hoje é para você.
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O que são glosas e como elas afetam a sua clínica?
Glosa é o termo utilizado para definir a recusa ou o não pagamento, total ou parcial, de um procedimento médico por parte das operadoras de saúde. Isso pode acontecer por vários motivos: ausência de documentos obrigatórios, erros no preenchimento de guias, divergência nos códigos utilizados, entre outros.
Existem diversos tipos de glosas:
- Glosa administrativa: Relacionada a falhas de preenchimento ou ausência de documentos;
- Glosa técnica: Ligada à análise médica do convênio, que pode entender que o procedimento não era necessário ou estava incorreto;
- Glosa orçamentária: Quando existe limite de cobertura excedido ou procedimento fora da cobertura do plano.
O impacto das glosas no financeiro da clínica é bem direto! Atrasos nos repasses, menos dinheiro em caixa e retrabalho para regularizar o faturamento.
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Por que as glosas são tão comuns?
As glosas são mais frequentes do que se imagina, sobretudo em clínicas com grande volume de atendimentos por convênio. E a razão disso está, na maioria das vezes, devido a falhas nos processos internos.
Entre os erros mais comuns, podemos ressaltar:
- Ausência de autorizações prévias exigidas pelo convênio;
- Guias preenchidas manualmente com erros de digitação;
- Falta de conferência das guias antes do envio;
Utilização de códigos de procedimentos incorretos ou desatualizados;
Documentação incompleta ou incompatível com o que foi autorizado.
Além disso, clínicas que não possuem um controle centralizado do faturamento acabam se perdendo nos prazos, esquecem recursos de glosas ou acabam deixando valores sem recuperação por falta de rastreabilidade.
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Como evitar glosas e garantir um faturamento mais eficiente?
Prevenir as glosas é um trabalho que começa na base:
- Na organização dos processos;
- Na capacitação da equipe;
- Na utilização das ferramentas corretas.
Abaixo, vamos listar boas práticas que podem transformar o faturamento da sua clínica:
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Invista em um sistema de gestão integrado
Contar com um software de gestão especializado em clínicas médicas é crucial. Afinal, ele possibilita que as guias sejam geradas de maneira padronizada, com validações automáticas, alertas de pendências e integração com operadoras.
Além disso, ele facilita a conferência de informações, diminui erros manuais e melhora o controle a respeito de prazos e pagamentos.
Treine sua equipe de faturamento
Uma equipe bem treinada é uma linha de defesa poderosa contra as glosas. Promova capacitações frequentes sobre:
- Atualizações da TUSS (Terminologia Unificada da Saúde Suplementar);
- Procedimentos e exigências de cada operadora;
- Documentação obrigatória por tipo de atendimento.
O conhecimento técnico é extremamente importante para minimizar falhas e proporcionar que tudo seja enviado corretamente logo de primeira.
Crie um processo de conferência antes do envio
Mesmo com a tecnologia, a conferência humana continua sendo indispensável. Estabeleça um fluxo no qual todas as guias e documentos possam ser verificados antes do envio, proporcionando que estejam completos, legíveis e coerentes com a autorização concedida.
Controle os prazos com rigor
Cada convênio possui seu próprio calendário para o envio de faturas e recursos de glosas. Perder um prazo pode significar a perda considerável de um valor faturado.
Conte com um calendário atualizado e automatize lembretes para que nada venha ser esquecido.
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Como o faturamento afeta o fluxo financeiro da clínica?
Quando o faturamento é bem realizado, os repasses são realizados no tempo certo, as previsões de receita se concretizam e o fluxo de caixa funciona com estabilidade.
Enquanto isso, por outro lado, quando existem glosas frequentes, atrasos ou imprecisões, o resultado é:
- Dificuldade em honrar compromissos com fornecedores e colaboradores;
- Queda no capital de giro;
- Impossibilidade de realizar investimentos planejados;
- Sensação constante de desorganização financeira.
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Sendo assim, investir em um faturamento mais estruturado não é custo, mas sim estratégia. Tenha em mente que é isso que garante previsibilidade e possibilita o crescimento sustentável.
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Conclusão
O faturamento médico é uma área crítica da gestão de qualquer clínica que atenda por convênios. Mais do que uma simples tarefa operacional, ele precisa ser tratado como um processo estratégico, capaz de influenciar diretamente na saúde financeira do negócio.
Evitar glosas não é uma questão de sorte, mas sim o resultado de organização, processos bem estabelecidos, equipe capacitada e utilização da tecnologia adequada. Estruturando bem essa área, sua clínica passa a contar com um fluxo financeiro mais estável, previsível e saudável.